PROYECTOS * ETAPAS Y ACTIVIDADES

¿Qué es un proyecto?

Es una planificación de un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, con el objetivo de alcanzar resultados específicos dentro de las limitaciones impuestas por factores previos condicionantes: un presupuesto, un lapso de tiempo o una serie de calidades establecidas.

• Proyectos productivos o privados. Aquellos que tienen como fin la rentabilidad, la obtención de lucro. Estos los encontramos en el sector empresarial, del emprendimiento o industrial.
• Proyectos públicos o sociales. Aquellos que no tienen fines de lucro, buscan un impacto importante en la sociedad o la población  local, regional, incluso mundial. Por lo general cuentan como promotor con las instituciones del Estado, las ONG, o las políticas de responsabilidad empresarial de las grandes empresas trasnacionales.
• Proyectos comunitarios. Cuyo fin es el mejoramiento de aspectos puntuales de una comunidad determinada, por lo general pequeña, tanto urbana como rural, a través de la satisfacción de sus necesidades.
• Proyectos de vida. Centrados en los deseos de vida de un individuo y sus probabilidades reales de conseguir la autorrealización.
• Proyectos de investigación. Su objetivo es la documentación o adquisición de fuentes y materiales en torno a un tema elegido.

Procedimiento para el desarrollo de un proyecto

    
    Los proyectos tienen cuatro etapas:

• Diagnóstico. Evalúa la necesidad y oportunidad del proyecto en su rango particular de acción, para determinar en qué condiciones debería darse y qué etapas involucrará, entre otras.
• Diseño. Se discuten las opciones, tácticas y estrategias para cumplir con el objetivo. Se evalúa la factibilidad del proyecto, su relevancia y sus necesidades puntuales.
• Ejecución. La puesta en marcha de lo establecido en el proyecto.
• Evaluación. Se revisan las conclusiones del proyecto, los resultados arrojados tras su pesquisa. Es una etapa de control y de información, se busca el mejoramiento y acumulación de factores de éxito a lo largo del tiempo.

ETAPAS DE UN PROYECTO

Las 5 etapas que todo proyecto debe tener dentro de su ciclo de vida son: 

• inicio, 
• planificación, 
• ejecución, 
• control y 
• cierre 

Inicio

Es la más importante, es donde seleccionamos nuestro equipo de trabajo y damos a conocer a todos los involucrados en el proyecto (stakeholders) la visión para buscar el compromiso y apoyo de todos.

El objetivo principal en esta etapa es definir el alcance del proyecto y conocer las expectativas que tiene los stakeholders para poder focalizarlas con el propósito del proyecto.

Actividades en la etapa de Inicio:

Se requiere cumplir ciertas actividades como:

• Elaboración del plan de proyecto: Es una pequeña descripción del fin, costos y beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Justifica la puesta en marcha del proyecto.
• Estudio de viabilidad: Con este se pretende identificar la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar.
• Definición del proyecto: Aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto. También es importante conocer los grupos de interés, roles y responsabilidades.
• Nombramiento del equipo de proyecto: Aquí se deben identificar las habilidades de la personas para localizarlas dentro de la estructura organizacional, además asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos.
• Revisión de la fase: Se decide si el equipo ha alcanzados los objetivos propuestos, si es afirmativo se pasa a la siguiente fase.

Planificación

Después de la fase más importante, pasamos a la más difícil para un Director de proyectos, aquí debe crear un conjunto de planes que establezcan una hoja de ruta bien clara. Aquí el director de proyectos debe calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que necesita en el tiempo que se lleve la ejecución del proyecto.

El objetivo principal es tener bien definidos los objetivos para poder planear el plan de acción necesario para alcanzarlos.

Actividades en la etapa de Planificación:

Se deben cumplir las siguientes actividades:

• Elaborar el plan de proyecto inicial: aquí se conocen los elementos críticos del proyecto y se establece el modo en que se va a gestionar.
• Plan de comunicación: Realizar esta herramienta es de gran importancia, ya que establece la forma correcta de como las personas se van a comunicar en el momento preciso.
• Plan de gestión de recursos: En este documento se especifica las necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.
• Plan de gestión financiera: Conseguir la financiación es una de las actividades más importantes, por eso es importante identificar la inversión mínima necesaria para los diferentes gastos como: mano de obra, equipos, materiales y gastos de administración.
• Plan de gestión de calidad: En esta actividad se establecen los objetivos necesarios para que los entregables producidos cumplan las expectativas.
• Proyecto de análisis de riesgos: se identifican los riesgos para trabajar en su mitigación.
• Plan de aceptación: se identifican criterios y normas por cumplir al finalizar el proyecto.
• Plan de compras y proveedores: se define el proceso de adquisición para cada producto.
• Revisión de la fase: Al igual que en la anterior fase, se hace una revisión de todo y se decide si se debe continuar o no.

Ejecución

Después de terminar todas las actividades programadas en la fase de planeación, es indispensable monitorear la evolución de consumo de los recursos, presupuesto y tiempo.

Su objetivo principal es la comprensión de la meta y objetivos específicos del proyecto por todos los participantes, para ello se requiere buena comunicación, responsabilidad y aceptación.

Actividades en la etapa de Ejecución:

• Asignar paquetes de trabajo asociado a cada actividad a todos los miembros del equipo: Deben tener la información clara y suficiente.
• Coordinar actividades y recursos: Conocer las prioridades establecidas.
• Conocer los plazos para cada evento de entrega intermedios: Esto con el fin de evitar retrasos en la entrega global.
• Monitorear el consumo del proyecto: se debe llevar a cabo un control del gasto.
• Hacer seguimiento del uso de los recursos: conocer el estado de los recursos q generan un impacto relevante en el proyecto.
• Controlar la relación del tiempo: conocer el tiempo consumido al proyectado, con el fin de no sufrir descompensaciones.
• Detectar desviaciones: implementar una solución que dé respuesta a los problemas que se originen en el menor tiempo posible.
• Informar sobre las desviaciones detectadas: se debe poner en conocimiento la problemática encontrada a los principales involucrados y así conocer la desviación en tiempo y recursos.
• Implementar acciones correctoras o modificaciones: Estas deben ser aceptadas por los involucrados y proporcionar satisfacción.
• Controlar y gestionar cambios: Realizar un feedback.

Seguimiento y control

Esta etapa se encuentra enlazada con la anterior fase de ejecución, y comprende los procesos necesarios para realizar la revisión y control del progreso del proyecto.

El objetivo principal de este proyecto es detectar posibles desviaciones y detectar las áreas que posiblemente necesiten un cambio en la planificación.

Actividades en la etapa de Control:

• Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica.
• Definición y establecimiento de los indicadores claves de gestión que aportaran métricas sobre las variables relevantes a controlar: asignar responsables de recoger datos y contar con fuentes de verificación.
• Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con frecuencia periódica.
• Comunicación de desviaciones: Claridad y precisión en la transición del mensaje.
• Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: Economía en el recurso para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado.
• Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione.

Recuperado de: https://www.creaciondeproyectos.com/etapas-de-un-proyecto/

Actividad para realizar 

Toma cada una las etapas  del proyecto observadas en éste documento y las actividades que comprenden. Realiza un gráfico con cada una de ellas, procurando construir un esquema simple para estudiar 

Ejemplos: